상사에게 효과적으로 보고하는 것은 업무 성과를 높이는 중요한 스킬입니다. 정확하고 명확한 보고는 상사와의 소통을 원활하게 하고, 신뢰를 쌓는 데 큰 도움이 됩니다. 이 글에서는 상사에게 보고할 때 유용한 팁들을 소개하겠습니다.
상사에게 보고하는 팁
1. 명확하고 간결하게 전달하기
상사에게 보고할 때는 핵심 내용을 명확하고 간결하게 전달하는 것이 중요합니다. 장황한 설명은 피하고, 보고의 목적과 주요 내용을 간결하게 정리하세요.
우리의 상사는 우리보다 바쁘고 우리가 보고 하는 업무에 많은 시간을 줄 수 없을 수 있습니다. 바쁜 상사에게 필요 없는 말을 석어서 길고 장왕 하게 이야기한다면 상사에게 좋은 피드백을 받기 어려울 수 있습니다.
2. 사전 준비 철저히 하기
보고 전에 필요한 자료를 철저히 준비하고, 예상 질문에 대한 답변을 미리 준비합니다. 준비가 잘 되어 있으면 보고 중에 자신감이 생기고, 더 효과적으로 전달할 수 있습니다.
내가 상사라면 이 보고에서 어떤것들을 자신이 질문을 해서 확인을 해야 할지를 보고 전에 미리 생각해서 그 예상되는 질문에 답을 찾아놓는 것이 보고에 매우 중요한 팁입니다. 상사가 질문을 했을 때 당황하거나 답변을 못한다면 상사는 이 보고에 신뢰를 잃어버리고 더 상세한 검토를 추가로 요청하거나 나에 대해서 업무능력을 낮게 평가할 수 있습니다.
3. 시각적 자료 활용하기
보고서나 프레젠테이션에 그래프, 차트 등 시각적 자료를 활용하면 내용을 더 쉽게 전달할 수 있습니다. 시각적 자료는 복잡한 정보를 간단하게 이해하는 데 도움을 줍니다.
자료를 작성할때는 이 업무에 대해서 아무것도 모르는 사람이 봐도 이해할 수 있도록 직관적이게 작성하는 것이 좋습니다. 우리의 상사는 나보다 이 업무에 대해서 자세하게 알 수도 있지만 때론 정말 모를 수도 있어 자료가 직관적이지 못한다면 그 자료를 대신해서 많은 말들로 이해를 시켜야 하기 때문에 이는 상사에 따라 다르지만 매우 힘들고 지치는 일이 될 수 있습니다. 핵심을 명확하게 표현하여 자료에 내용만 간단히 설명하면 이해할 수 있게 자료를 만든다면 보고시간도 단축되고 상사에 신뢰를 얻을 수 있습니다.
4. 주기적인 업데이트 제공하기
상사는 프로젝트나 업무의 진행 상황을 지속적으로 알고 싶어합니다. 주기적인 업데이트를 제공하여 진행 상황을 공유하고, 필요한 피드백을 받도록 합니다.
그렇다고 너무 잦은 보고는 상사에 업무를 방해 하여 좋지 않은 말을 들을 수도 있으니 중간보고를 하되 어느 정도 결과가 나왔거나 선택이 필요한 분기점이 왔을 때 간략하게 진행 상황을 보고하고 필요하면 피드백을 받아서 업무의 진행에 있어 상사의 생각과 맞게 진행하고 업무의 진척 상황을 파악할 수 있게 하여야 합니다. 중간보고가 없이 진행하다 결과물이 상사의 생각과 다르다면 다시 업무를 진행해야 하는 문제가 생길 수도 있습니다.
5. 솔직하고 정확하게 보고하기
문제가 발생했을 때는 숨기지 말고 솔직하게 보고하는 것이 중요합니다. 문제가 발생한 이유와 해결 방안을 함께 제시하면 상사는 신뢰를 가질 것입니다.
상사는 우리보다 격력이 많습니다. 격력이 많다는건 우리가 처한 상황 또한 상사가 경험해 본 문제일 수 있다는 것이기에 숨기고 있다가 들켰을 땐 생각보다 크게 혼이 날 수 있습니다. 또한 문제는 숨기고 시간이 지날수록 커지는 경우가 훨씬 많습니다. 제 경험상으로도 간단하게 끝날일이 시간이 지나 일정도 없고 급박하게 되었을 땐 생각보다 큰 문제로 커져있는 경우가 많았습니다. 솔직하게 보고하대 보고할 땐 해결방안을 가져가신다면 보다 쉽게 문제를 해결하고 더 좋은 평가를 받을 수도 있습니다.
상사와의 원활한 소통을 위한 추가 팁
1. 상사의 스타일 파악하기
상사의 소통 스타일과 선호하는 보고 방식을 파악하여 그에 맞게 보고합니다. 상사가 선호하는 방식에 맞추어 보고하면 더 효과적으로 소통할 수 있습니다.
여러 상사를 거쳐보면서 느낀거지만 상사마다 스타일이 천차만별입니다. 상사마다 중요하게 생각하는 부분이 제각각이라 정답은 없지만 나의 상사에 스타일을 정확하게 파악할 수 있다면 그 스타일에 맞게 업무를 진행하여 동일한 일을 해도 더 좋은 평가를 받을 수 있습니다.
2. 피드백 적극적으로 수용하기
상사의 피드백을 적극적으로 수용하고 개선하려는 자세를 보입니다. 피드백은 업무 성과를 높이는 데 중요한 요소이므로, 열린 마음으로 받아들입니다.
나의 업무를 평가하는건 상사입니다. 내가 생각하는 게 더 정답에 가깝더라도 결국 결정하는 것은 상사 임으로 정말 도저히 말도 안 되는 피드백이 아닌 이상 조금 불합리하더라도 상사의 피드백을 최대한 수용하여 그의 의견대로 진행하는 것이 좋습니다.
3. 긍정적인 태도 유지하기
항상 긍정적인 태도로 보고하고, 문제를 해결하려는 의지를 보여줍니다. 긍정적인 태도는 상사에게 신뢰를 줄 수 있습니다.
어떤사람은 어떤 업무를 맡겨도 "해보겠습니다." 긍정적이고 도전직으로 답 하는 사람이 있는대 어떤 사람은 " 그건 좀... 힘들 거 같습니다."라고 해보지도 않고 처음부터 부정적인 대답을 하는 사람이 있다면 내가 상사라면 어떤 부하직원을 더 신뢰할 수 있을까 생각해 본다면 긍정적이고 힘들어도 해보고 배워보려는 부하직원에게 더 많은 신뢰를 가지고 좋은 평가를 줄 수 있을 거라 생각합니다.
결론
회사 업무에 있어 상사에게 보고하는 스킬이 매우 중요하고 이것만 같은 일을 하더라도 훨신더 좋은 평가를 받을 수 있을 거라 생각합니다. 결국 사람이 하는 일이라 자신이랑 맞고 신뢰 하는 사람에게 더 좋은 평가를 주고 싶은 건 어쩔 수 없습니다. 또한 내가 아무리 잘해도 상사와 소통이 제대로 되지 못한다면 내가 하는 업무에 포퍼먼스를 상사가 보지 못할 수도 있습니다. 결국 상사와의 소통과 나의 업무에 대한 포퍼먼스를 더 좋게 보이게 하는 것이 더 좋은 평가를 받는 행심이라 생각합니다.